อยากสร้างประสบการณ์ฝึกงานที่น่าจดจำ? 5 วิธีง่ายๆ ที่จะทำให้น้องๆ รักที่จะทำงานกับคุณ

ถึงช่วงเวลาปิดเทอม นั่นหมายถึงฤดูกาลที่บริษัทต่างๆ เริ่มมองหา และเทรนน้องๆ ฝึกงานจากมหาวิทยาลัย การฝึกงานเป็นสิ่งที่ดีกับทุกฝ่าย เรียกได้ว่าเป็น win-win situation จริงๆ เพราะ:

1. น้องๆ จากมหาลัยได้โอกาสทดลองว่าพวกเขาชอบงานแบบไหน

2. พนักงานในบริษัทก็ได้สวมบทบาทอาจารย์ ทบทวนความคิด และกระบวนการทำงานของตัวเอง

3. ส่วนบริษัทก็ได้พนักงานเพิ่ม และมีโอกาสจ้างคนใหม่แบบไม่ต้องเสี่ยงดวง เพราะรู้จักกันมาก่อนแล้ว!

และอย่างที่เขาว่ากัน การเริ่มต้นที่ดีก็มีชัยไปกว่าครึ่ง เราจึงอยากแนะนำพนักงานทุกคนที่มีโอกาสได้ onboard น้องๆ ฝึกงานว่าควรทำอย่างไรดี

1. ตั้งเป้าหมายและสโคปงานร่วมกัน

เชื่อเถอะว่าทั้งคุณและน้องมีเป้าหมายเดียวกันคือ: ต่างฝ่ายต่างอยากเริ่มงานให้ได้เร็วที่สุด ดังนั้นขั้นตอนแรกของการ onboard คือการสกรีนสโคปงานที่คุณคิดว่าน้องสามารถทำได้

อาจเป็นงานที่ดูจำเจ เช่น การทำรีพอร์ต หรืองานที่ต้องทำแบบ manual ประมาณหนึ่ง โดยคุณสามารถบรีฟน้องว่า นี่เป็นขั้นตอนแรกเพื่อให้เข้าใจว่าทีมทำงานอะไร พร้อมกับเปิดโอกาสให้น้องมองหาวิธีที่จะ automate งานเหล่านั้นได้ด้วย

เราแนะนำให้คุณตั้งไข่โปรเจ็คให้น้อง พร้อมกำหนดผลลัพธ์ของงาน ร่วมกับน้อง แต่ให้อิสระน้องเต็มที่ในขั้นตอนกระบวนการทำงาน

2. คุยกันว่าจะสื่อสารกันยังไง

แน่นอนว่าการทำงานด้วยกันย่อมมีความเห็นต่างเป็นเรื่องธรรมดา อย่าลืมหาเวลาคุยกันเกี่ยวกับกติกา สไตล์ หรือ norm ในการทำงานนะ

อธิบายให้น้องเข้าใจว่า เมื่อมีความเห็นที่แตกต่างจากคุณ ควรจะสื่อสารอย่างไร เช่น "น้องตั้งคำถามได้เลย พี่ไม่มีปัญหา แต่พี่อยากให้ช่วยอธิบายกระบวนความคิดด้วยนะ"

พร้อมกับกำหนดวิธีการสื่อสาร และความถี่ เช่น “พวกเราหาเวลาคุยกันสักสัปดาห์ละครั้ง ครั้งละ 30 นาทีทุกวันจันทร์ดีไหม? จะได้คุยกันว่าสัปดาห์นี้พวกเราจะทำงานอะไร เรียงลำดับความสำคัญของงานด้วยกัน” ชัดๆ เพื่อให้น้องเข้าใจว่าการคุยกันแต่ละครั้งเราจะคุยกันเรื่องอะไร 

3. เปิดช่วงเวลาให้น้องถาม

อันนี้สำคัญมาก! เชื่อว่าหลายๆ ครั้งตอนที่คุณเริ่มงานใหม่ คุณอาจไม่กล้าถามพี่หรือเพื่อนร่วมงาน ไม่ใช่เพราะกลัวเข้าใจผิดหรือเขิน แต่เพราะทุกคนดูยุ่งไปหมด จนคุณเกรงใจ ไม่กล้าขัดจังหวะ

ขอให้เลี่ยงสิ่งนี้ด้วยการบล็อคตารางของคุณ นัดน้อง 15-30 นาทีทุกวันใน 2 สัปดาห์แรก เพื่อให้น้องไว้วางใจได้ว่าคุณจะมีเวลาให้เขาเสมอ

นอกจากนี้ ยังเป็นการเปิดโอกาสให้คุณได้ทำความรู้จักกับ การทำงานของน้อง งานแบบไหนที่เขาเรียนรู้ได้เร็ว และงานแบบไหนที่เหมาะกับเขาที่สุด

4. อย่าคุยแค่งาน คุยว่าเราจะพัฒนาไปด้วยกันอย่างไร

อันนี้จะว่าเป็นเทคนิคก็ไม่เชิง แต่ลองเปิดใจ ทำความรู้จักน้องในฐานะบุคคลคนหนึ่ง ไม่ใช่แค่พนักงาน

ลองคุยกันว่าน้องสนใจงานแบบไหน เปิดโอกาสให้น้องขอ feedback จากคุณ เช่น "งานแบบไหนที่หนูดูกระตือรือร้น" หรือ "นอกจาก KPI พี่มีความคาดหวังอะไรกับหนูอีกไหม"

คุณก็สามารถถามน้องได้เช่นกันว่า "เราจะเติมเต็มจุดแข็งและจุดอ่อนของกันและกันได้อย่างไร" หรือ เพราะเด็กสมัยนี้รู้ทันเทคโนโลยีใหม่ๆ คุณก็ถามได้ว่า "มีเทรนด์หรือนวัตกรรมอะไรใหม่ๆ ที่ฉันควรรู้บ้างไหม" เพื่อแลกเปลี่ยนความรู้กัน

5. ลงมือทำตามที่สอน

ไม่มีใครชอบคนที่พูดอย่างทำอย่าง 

ดังนั้น 4 ข้อแรกที่เราพูดถึงจะไม่มีประโยชน์เลยถ้าคุณไม่ทำตามสิ่งที่คุณสอนน้อง

คุณต้องทำตามมาตรฐานเดียวกับที่คุณคาดหวังจากน้อง นั่นหมายความว่า ถ้ามีประชุม คุณต้องเตรียมตัวให้พร้อม และถ้าคุณได้พูดคุยเรื่องกติกาการสื่อสารเมื่อมีความเห็นต่าง คุณก็ต้องรับฟังน้องเมื่อเขามีคำถาม และพร้อมให้ความช่วยเหลือเมื่อน้องประสบปัญหา

ทั้งนี้ เราที่เป็นหัวหน้าก็เป็นคน มันไม่ได้แปลว่าคุณต้องมีคำตอบเสมอ ถ้าบางครั้งคุณไม่สามารถให้คำแนะนำได้ทันที ก็ต้องยอมรับอย่างตรงไปตรงมาว่า "พี่ยังไม่มีคำตอบที่ชัดเจนตอนนี้ แต่พี่คิดว่าเราลองแนวทางนี้ด้วยกันก่อน แล้วดูผลลัพธ์ ถ้าไม่ได้ผล เราค่อยปรับเปลี่ยนวิธีหลังจากประเมินผลแล้ว ดีไหม"

การดูแลน้องฝึกงานไม่ใช่เรื่องยาก หากคุณใส่ใจในรายละเอียดเล็กๆ น้อยๆ เหล่านี้ คุณจะพบว่าไม่เพียงแต่น้องจะได้เรียนรู้จากคุณ แต่คุณเองก็จะได้เรียนรู้จากน้องเช่นกัน ซึ่งนั่นทำให้การฝึกงานกลายเป็นประสบการณ์ที่คุ้มค่าสำหรับทุกฝ่ายอย่างแท้จริง!